El buen emplead@. Gestión del tiempo en 3 pasos.

Cuántas veces has dado con un compañer@, jefe, colaborador, etc…cuya respuesta habitual al solicitar su ayuda o participación es un: “uy, ahora mismo no puedo” (en realidad es un NUNCA), o un: “mi agenda está llena”, (su agenda es férrea e inamovible, y además son los que MÁS TRABAJAN), o: “por qué no se lo pides a XXXXX que seguro que puede” (esta es la jugada clásica conocida como PASAR LA BOLA, que incluye el mensaje de HÁZLE PERDER EL TIEMPO A OTR@).

¿Y de aquellos que se encierran en sus despachos, y sólo salen para comer (a veces ni eso), para acudir a las reuniones, y para salir a las mil y una horas de la oficina? y que al no verles ni entrar ni salir de la oficina piensas, -“¿tendrá una cama nido que sale de alguno de los cajones del escritorio?”-. O lo que es aún más importante -”¿Y su familia y amig@s?”-.

¿Cuántos has contado? seguro que identificas a un@, o a un@s cuant@s!

Es obvio que tod@s en un momento determinado, decimos NO ante una petición de este tipo; lo que deja de ser habitual, es que este patrón se siga produciendo en nuestro entorno de trabajo, y lo relacionemos con el rol del “buen emplead@”. Decir NO en ocasiones, es razonable, rechazar la colaboración de forma reiterada, no lo es.

Estos comportamientos han de llamar nuestra atención, y entre tod@s hay que modificar la creencia que venimos arrastrando en el mundo de la empresa desde hace años, sobre lo que significa ser eficaz, eficiente, o productiv@.

Ésto se traduce en un indicador claro de mala gestión del tiempo, de falta de eficacia, de visión, de responsabilidad y compromiso, en el ecosistema de la empresa.

Por el contrario, suele ocurrir que las personas que están desbordadas en sus tareas, paradójicamente, atienden con agilidad a la petición de colaboración o participación, bien aceptando en el momento, mostrando capacidad de incorporarla en sus tareas, o bien post-poniendo la acción en un corto plazo, dando importancia y mostrando interés por participar e invertir parte de su tiempo en el espacio colaborativo propuesto.

Estas personas son pro-activas, poseen la habilidad de incorporar nuevas tareas en sus tareas, se adaptan con facilidad a los cambios, e implementan de forma útil el resultado de la colaboración en su desempeño. Saben priorizar de forma dinámica, manteniendo el estado de concentración necesario para llevar a cabo tanto las tareas planificadas con anterioridad, como las nuevas tareas. Suelen ser personas con un elevado nivel de compromiso, y son conscientes de la importancia de establecer una red de relaciones y comunicaciones de calidad dentro de la empresa.

La gestión de tiempo, la planificación de tareas, y las relaciones interpersonales que se mantienen en el entorno del trabajo, tanto con las personas del mismo equipo, como con personas de otras estructuras o departamentos, influyen en nuestro estado emocional, por lo tanto en nuestra satisfacción y motivación dentro de nuestro desempeño diario.

Cada vez más las Organizaciones se dan cuenta de la importancia de hacer feliz a su cliente interno, a través del entrenamiento y la formación en hábitos, habilidades, y comportamientos, que mejoren las condiciones del entorno de la empresa y las competencias de sus trabajadores, y de esta forma, impactar positivamente en la mejora de su productividad.

Un método muy simple y práctico para empezar a incorporar hábitos de mejora en la gestión del tiempo:

1. Antes de empezar a hacer lo primero que sea que hagas de forma habitual al empezar la jornada de trabajo, haz una nota de acciones/objetivo que quieras gestionar, desarrollar, resolver, comunicar, etc…en el día. Procura identificar entre 6 -8 tareas bien definidas, y establece un orden en función del desarrollo, y prioridad de + a -.

Ejemplo 1:

– revisar e-mail.

– comunicación con clientes (indicar la persona, o la empresa y el asunto utilizando una palabra clave)

– reunión con el equipo para definir nueva estrategia y feedback

– gestión de facturación

– desarrollo de programa G.E.S.T.A. para XXXXX, puntos 2.3, y 3.1.

– Informe de acciones/resultados/seguimiento de webinar EMO I.

2. Asigna un tiempo estimado para la realización de cada una de ellas. El tiempo total a repartir es de 8 horas. Es normal que al principio los tiempos puedan no ser exactos, hasta que poco a poco y de forma natural vayas alineando tu ritmo al desempeño de unas y otras tareas.

En pleno desarrollo de una tarea pueden surgir imprevistos, colaboraciones, e incluso incorporar, derogar, y sustituir algunas de ellas, pero procura re-asignarle un tiempo estimado aunque hayan sido modificadas.

Ejemplo 2:

– revisar e-mail – (45 min. – 1 h.)

– comunicación con clientes (indicar la persona, o la empresa y el asunto utilizando una palabra clave) (1 h.)

– reunión con el equipo para definir nueva estrategia y feedback. (1:30 h.)

– gestión de facturación (1 h.)

– desarrollo de programa G.E.S.T.A. para XXXXX, puntos 2.3, y 3.1.(2 h.)

– Informe de acciones/resultados/seguimiento de webinar EMO I. (1:30 h.)

3. Una vez concluida la jornada y antes de cerrar el ordenador, o marcharte a casa, observa cuántas de las tareas propuestas al inicio de la jornada has completado, puedes hacerlo a través de porcentaje.(50% 70% 90%).

Mide cuánto tiempo has invertido en cada una de ellas, y cuál ha sido el margen de tiempo sobrante, o faltante.

Y por último, si existen tareas que has tenido que dejar incompletas, por factores externos como intervención de cliente, aprobación de dirección, cumplimiento de plazos, etc…incorpóralas en la agenda en función de esos factores.

Si bien ha sido por falta de tiempo para su desarrollo, anótalas en primer orden en la gestión de tareas del día siguiente, igualmente asignando la estimación de tiempo para su realización.

Piensa que es normal que queden asuntos incompletos, y no por quedarte hasta las 1.000 en la oficina, o llevarte el trabajo a casa, vas a adelantar o resolver algo; más bien lo contrario, porque estarás restando ese tiempo a otra actividad, como pueda ser estar con tu familia, amig@s, o hacer deporte, etc…

Si incorporas estos 3 sencillos pasos a tu rutina:

– Observarás como poco a poco, los tiempos que asignas a cada tarea aumentan el porcentaje de cumplimiento.

– Te adaptarás mejor a los cambios que puedan surgir a lo largo del día.

– Aumentarás tu nivel de satisfacción, al ser capaz de gestionar tu tiempo, y dejarás de tener la sensación de que el tiempo se te echa encima.

– Mejorarás tu relación con las personas en el entorno de la empresa, con clientes, y colaboradores.

– Desarrollarás la capacidad de comunicar mejor cuáles son tus necesidades, y tendrás en cuenta la importancia de atender a las peticiones de los demás. Lo que conocemos como empatía.

De forma global, te sentirás responsable y dueño de tu tiempo, desarrollarás la habilidad para auto-gestionarte, y éstos beneficios se harán notar en tu entorno de trabajo.

En definitiva, de lo que se trata es de ser lo más feliz posible en nuestra vida, y el tiempo que invertimos trabajando ocupa casi la mitad, por lo que tomar acciones que nos lleven a sentirnos mejor, son de suma importancia.

Deseamos que te resulte útil, y si quieres compartir con nosotros tu experiencia, escríbenos a: info@qestionacoaching.com.com.