Las reuniones vacías: cómo hacer que sean eficientes.

La ineficiencia de las reuniones hoy es algo más que habitual para los que trabajamos con equipos en nuestro día a día. El trabajo en remoto ha sacado a la luz la evidente ineficiencia de la mayor parte de ellas, pero lo cierto es que es algo que ha ocurrido siempre en el ámbito Organizacional. Han proliferado las conversaciones animándonos a debatir abiertamente sobre cómo gestionarlo, pero hablar de ello no es suficiente.

Todos hemos participado en alguna reunión en la que hemos tenido la sensación de que estábamos ocupando un tiempo valioso que podría emplearse mejor en otra cosa. Así que nos toca tomar acción si queremos que las reuniones «sirvan» realmente para algo.

Hace unos años, uno de los equipos con el que trabajaba abordó en una retrospectiva la ineficiencia causada por las excesivas reuniones, y tomaron cartas en el asunto. Para entender de qué impacto hablábamos en términos de ineficiencia lo primero que había que hacer era entender cuánto desperdicio generaba, por lo tanto, medir fue el primer paso.

El Scrum Máster junto con el equipo acordaron lo siguiente:

1. Todos los miembros del equipo clasificarían los tipos de reuniones en función de para qué servían.

2. Registrarían la frecuencia de las reuniones.

3. Registrarían la duración en tiempo.

Al menos durante 4 Sprints podrían observar tendencias, y patrones que les ayudarían a ir tomando decisiones, así como ir refinando las clasificaciones de reunión iniciales.

Algunas de las observaciones y hallazgos fueron:

– Las reuniones «Scrum» suponían el 9,7% del tiempo del Sprint por lo que el discurso de que las reuniones Agile eran excesivas dejó de ser válido como causa raíz de la ineficiencia.

– Las tipologías de reuniones eran múltiples, muchas de ellas sin objetivos ni outputs claros, y la mayor parte sin ser planificadas, por lo que se colaban en las agendas ocasionando una pérdida de foco importante.

– El desperdicio por persona en reuniones no definidas, y no planificadas, oscilaba entre el 40% y el 60% dependiendo de los roles del equipo, ya que en algún caso se superaba como el Product Owner, quién se pasaba el Sprint prácticamente saltando de reunión en reunión. ¿Cuándo planifica, negocia, prioriza, se alinea con otras áreas, stakeholders, trabaja en la visión de producto, etc…?

Teniendo en cuenta que los equipos que trabajan en el desarrollo de productos tecnológicos están formados casi al 90% por desarrolladores, tener un desarrollador escribiendo código un 60% de su tiempo (en el mejor de los casos) deja clara la necesidad de mejorar el uso del tiempo de trabajo.

La mera acción de medir las excesivas reuniones, llevó al equipo a reflexionar sobre qué tipo de reuniones eran prioritarias, repartir su participación en las que eran comunes, compartir la información con el resto del equipo creando un repositorio único para que fuera fácilmente visible y accesible para todos, negociar los tiempos y frecuencia de las reuniones con alta recurrencia, e incluso hacerlo extensivo al resto del área poniendo en marcha un sencillo formulario ROTI (return of time invested) después de las reuniones en las que participaban para medir la percepción de las personas al respecto del tiempo invertido, y crear así conciencia en el resto de la Organización.

Como menciono al principio, hacer que las reuniones sean eficientes depende de todos los que participamos en ellas, de nuestra completa responsabilidad y compromiso.

Poner atención y esfuerzo en 2 momentos concretos del proceso pueden ser clave para convertir reuniones vacías, en reuniones eficientes. Se trata de gestionar la información, recursos, comunicación, y participantes «Antes y durante la reunión«. ¡Así de sencillo!

Con estas acciones básicas todos somos capaces de producir mejoras en la gestión del tiempo, la productividad, y el estado mental y energético de las personas durante las reuniones.

• Para combatir este uso ineficiente del tiempo, hay que garantizar que cada reunión tenga un objetivo, propósito, y un resultado claros.
• Los equipos asistentes deben acudir preparados con el material necesario, ya sean presentaciones e informes, o ideas concretas para transmitir su punto de vista de forma eficaz.
• Debe existir la figura del moderador en la reunión, quien debe fijar las expectativas de participación, y establecer un calendario para cada reunión. Esto ayudará a mantener el rumbo de los debates y a avanzar hacia el objetivo deseado.

Un formato que recomiendo porque además de ser efectivo, es muy conocido y está muy probado en algunas Organizaciones, es el modelo de «reuniones delegadas» https://www.seas.es/blog/gestion-empresarial/modelo-de-reuniones-delegadas-de-alain-cardon/ de Alain Cardon. Supone añadir algunos roles además del moderador/facilitador que prestan atención desde distintas perspectivas a la reunión, consiguiendo optimizar aún más el resultado esperado de las mismas, y fomentando una mayor involucración por parte de los participantes. Si el modelo se aplica de forma frecuente y rotativa, contribuirá directamente a la eficacia de las reuniones, además de desarrollar la madurez de las conversaciones que se producen en ellas.

Decir NO y rechazar la convocatoria

Ésta es en mi experiencia la acción que más cuesta, porque después de todo, queremos demostrar nuestro compromiso con el trabajo y contribuir en todo lo que podamos. Pero a veces, tenemos que aceptar que no podemos estar en todo, y que tenemos que priorizar. Es por eso esencial aprender a decir no a reuniones que no agregan valor, carecen de claridad, o que de otro modo serían una pérdida de tiempo, enfoque, productividad y energía. Con una cuidadosa consideración y evaluación, podemos asegurar que es la mejor decisión tanto para nosotros, como para el equipo, y la Organización.